ToDoリストがタスク管理に不向きな3つの理由。

この記事を読むべき人
  • タスク管理の方法を模索している
  • ToDoリストを使おうとしている
  • ToDoリストで失敗したことがある
まっち
こんにちは。まっち(@matched_ch)です。

あなたはどのようにタスクを管理していますか?

タスク管理といえばToDoリストが話題に上がります。

「今自分が何をやるべきなのか」

を全てまとめて整理するためにToDoリストは有効に思えます。

しかし、ToDoリストを利用することには問題点もあるんです。

今回の記事では、ToDoリストがタスク管理に向いていない理由ToDoリストの代替案について解説します。

ToDoリストの問題点

リスト作りが目的になってしまう

「ToDoリストを作れる良いアプリを知りたい」

「ToDoリストの上手な作り方を知りたい」

このような考えを持っている方はToDoリストを使うのに向いていないかもしれません。

ToDoリストを使うということは、当然、1つ1つのタスクを達成することが目的です。

しかし、ToDoリストを作ることばかりを考えていると、ToDoリストを作ること自体が目的になってしまうんです。

特に

「機能性のあるリストにしよう」

「綺麗なリストを作ろう」

といったリストへのこだわりを持っている方は危険です。

「ToDoリストを作成する」という行動は、本来の目的である「タスクの達成」を忘れさせてしまうんです。

41%のタスクは放置される

下記はメンタリストDaiGoさんの著作からの引用です。

業務管理システムなどのサービスを展開している企業、iDoneThisの調査によれば、ToDoリストの50%は1時間以内に処理が終わり、41%は未完に終わるというデータが出ています。

2018年 株式会社セブン&アイ出版 メンタリスト DaiGo 『メンタルハック大全』18Pより引用

この調査結果をまとめると以下のようになります。

ToDoリストにおけるタスク
  • 50%は1時間以内に達成○
  • 41%未達成のまま×

つまり、全てのタスクを片付けたいのならToDoリストは使うべきではないということです。

実際にToDoリストを使ったことがある方ならわかると思いますが、ToDoリストを使ってタスクを処理しようとすると、簡単なタスクから取り掛かってしまうんですよね。

ToDoリストでは全てのタスクが見える分

「難しいタスクは後でいいや」

という判断をしてしまうんです。

下は私が気まぐれでタスクをToDoリスト化したときのツイートです。

結論からいうと、全てを完了することはできませんでした。

(1つ目のブログ紹介が5人分しか達成できませんでした。)

1つ目のタスクは「10人分」という数字が「面倒そうだな」という感情を誘発するんですよね。

その結果、他のタスクを優先的に処理してしまったんです。

単純に私自身の意思の弱さが原因ですが、同じような経験をしたことがある方も大勢いらっしゃるのではないでしょうか?

時間や締め切りがわかりにくい

ToDoリスト内のタスクが消化されない理由はもう1つあります。

それは

パッとみて締め切りがわからないこと

です。

締め切りをみれるようにするためには、締め切り日をわざわざ記述してやる必要がありますし、

締め切りの記述をすると、ToDoリスト内では異なる締め切りのタスクが同じように表示されることで、頭が混乱してしまいます。

「締め切りがわからない」「簡単なタスクから取り組む」

これらのせいで、ToDoリスト内のタスクを合理的に達成することは困難になっています。

カレンダーを利用する

あなたはきっと「じゃあどうやってタスク管理をすればいいの?」と思っているでしょう。

その答えは「カレンダーを利用する」ことです。

締め切りが瞬時にわかる

カレンダーでのタスク管理は締め切りが1目でわかるので、タスクの優先順位で迷うことはありません

面倒なタスクほど「後回しにしたい」ものですが、カレンダーはタスクの後回しを防いでくれるので安心なんです。

また過去のタスクを再確認をする際にも重宝します。

ToDoリストでは達成されたタスクは消去しなければならないことが多いですが、カレンダーではタスクを消す必要がないからです。

カレンダーでのタスク管理は、終わったタスクもそのまま残しておけるので、後から問題が発覚しても対処することが可能なんです。

タスクを書き込むだけ

カレンダーでのタスク管理は、工夫のいるToDoリストでのタスク管理とは違って、タスクを書き込むだけで終わります

「優先順位はどうするのか?」

「いつまでにやるのか?」

こういった煩わしい考えごとは何もありません。

用意された枠にタスクを書き込むだけで終わるので、余計なストレスを感じずに済みます

まとめ

タスク管理をしたいならカレンダーを利用しよう!

今回の記事ではToDoリストの悪い点ばかりを挙げましたが、ToDoリストにも良い点はたくさんあります。

特に、頭の中を整理することに関しては、何でもかんでも書き出してしまえるToDoリストに采配が上がるでしょう。

またリスト内のタスクをしっかりと管理できる人はToDoリストの方が便利なことも多いと思います。

そういったメリット・デメリットを考慮した上で、ToDoリストを使うべきなのかどうかを考えてみて下さい!